Pre úspešné vedenie malej či strednej firmy nestačí len poznať zákony – dôležité je aj aplikovať osvedčené postupy v účtovníctve a daniach. V tejto časti prinášame praktické tipy pre živnostníkov a majiteľov malých s.r.o., ako efektívne riadiť svoje financie, legálne optimalizovať dane a vyhnúť sa najčastejším chybám. Všetko je vysvetlené zrozumiteľne, bez zbytočného žargónu, aby tomu porozumel každý podnikateľ.
Efektívne vedenie účtovníctva v malej firme
Prehľadné a spoľahlivé účtovníctvo je základom dobrého podnikania. Nasledujúce tipy vám pomôžu nastaviť si účtovné procesy tak, aby ste mali vždy jasno vo svojich financiách a vyhli sa stresom pri daňových priznaniach:
- Oddelenie osobných a firemných financií – Dôsledne oddeľujte peniaze firmy od súkromných. Majte samostatný podnikateľský bankový účet pre firemné príjmy a výdavky (čo je od apríla 2025 už aj zákonná povinnosť pre SZČO). Nepoužívajte firemnú kartu na súkromné nákupy a naopak. Pomôže vám to ľahšie sledovať cashflow biznisu a predídete nejasnostiam pri kontrolách. Navyše, ak budete mať oddelené účty, transakčná daň sa vám bude počítať len z podnikateľských operácií a súkromné platby nebudú zbytočne zdaňované.
- Priebežná evidencia dokladov – Nenechávajte účtovníctvo na poslednú chvíľu. Zvyk, že “účtovníčka všetko spracuje v marci”, môže viesť k chybám a stresu. Vedenie účtovníctva priebežne (mesačne) má viacero výhod:
- Máte aktuálny prehľad o hospodárení – viete, či ste v zisku, aké máte pohľadávky a záväzky.
- Ľahšie dohľadáte doklady – faktúry a bločky nestratíte, ak ich spracujete čerstvé. Venujte pár hodín mesačne zaevidovaniu príjmov a výdavkov.
- Vyhnete sa zhonu pred uzávierkou – koncom roka už budete mať väčšinu práce hotovú a daňové priznanie bude skôr formalita.
- Digitalizácia a softvér – Používajte účtovný softvér alebo aplikácie na fakturáciu a evidenciu dokladov. Moderné online nástroje (mnohé dostupné aj zdarma alebo za nízky poplatok) vedia automaticky spočítať DPH, evidovať zásoby či generovať reporty o zisku. Doklady si môžete jednoducho nascanovať alebo odfotiť mobilom – elektronický archív vám nahradí kopy šanónov. Napríklad, ak dostanete faktúru emailom v PDF, uložte ju hneď do svojho systému, namiesto tlače na papier. Tip: Zvážte služby ako online fakturačné nástroje alebo komplexnejšie ekonomické systémy (POHODA, alebo aj cloudové riešenia, ako Doklado.sk či SuperFaktúra). Ušetria vám čas a minimalizujú chyby z ručného počítania.
- Profesionalita a poriadok – Dbajte na úplnosť dokladov. Každý výdavok musí mať faktúru alebo blok, inak ho v účtovníctve nemôžete uplatniť. Pri každej transakcii si skontrolujte, či máte potrebné náležitosti – napríklad pri prijatí služby zo zahraničia potrebujete aj samovyměřenie DPH (tzv. samozdanenie). Zaveďte si jednoduchý systém označovania dokladov (napr. číslovanie faktúr, rozdelenie priečinkov podľa mesiacov alebo typu výdavku). Tento poriadok oceníte pri príprave podkladov pre účtovníčku alebo daňovú kontrolu.
- Externé vs. interné účtovníctvo – Zvážte, či sa vám oplatí viesť si účtovníctvo svojpomocne, alebo to prenechať odbornej účtovnej kancelárii. Pre veľmi malých živnostníkov s pár dokladmi mesačne môže byť vlastná evidencia v pohode zvládnuteľná. Ak však máte zamestnancov, ste platca DPH, alebo jednoducho na papierovačky nemáte čas či chuť, investícia do profesionálneho účtovníka sa vyplatí. Chyby v účtovníctve vás môžu stáť viac (na pokutách či ušlých úľavách), než sú honoráre účtovnej firmy. Navyše, dobrý účtovník vás priebežne upozorní na novinky (napr. spomínané legislatívne zmeny) a poradí, čo optimálne spraviť.
Legálna daňová optimalizácia: zaplaťte len to, čo musíte
Platiť dane je povinnosť, no platiť zbytočne viac než zákon vyžaduje je chyba. Existuje viacero legálnych možností, ako si podnikateľ môže znížiť daňový základ a výslednú daň – využite ich vo svoj prospech. Tu sú tipy na daňovú optimalizáciu zrozumiteľné pre bežných podnikateľov:
- Uplatnite všetky daňovo uznateľné výdavky – Základným spôsobom zníženia dane je maximalizovať výdavky, ktoré si môžete dať do nákladov. Patria sem napríklad:
- Prevádzkové náklady: nájom kancelárie, energie, telefón, internet, kancelárske potreby, softvér, drobný majetok (napr. notebook, tlačiareň).
- Cestovné náhrady: ak používate auto na podnikanie, nezabudnite na cestovné príkazy, stravné a kilometrovné. Aj keď ste sám sebe šéfom (SZČO), môžete si za pracovné cesty účtovať základnú náhradu za km a diéty podľa zákona.
- Mzdové náklady: ak máte zamestnancov alebo dohodárov, ich mzdy a povinné odvody sú daňovým výdavkom. Nezabudnite ani na odmeny či prémie vyplatené do konca roka – ak ste mali dobrý rok, odmeňte zamestnancov radšej v decembri, znížite si tým zisk za daný rok.
- Odpisy investícií: ak ste kúpili napr. stroj, auto alebo iný hmotný majetok, budete ho odpisovať. Správne si určite odpisovú skupinu a uplatnite ročný odpis. Prvý rok zaradenia majetku môžete odpočítať pomernú časť odpisu podľa mesiacov používania.
- Rezervy a opravné položky: v niektorých prípadoch si viete tvoriť opravné položky (napr. na nepreplatené pohľadávky) alebo rezervy (napr. na dovolenky zamestnancov či súdne spory) ešte predtým, než reálne výdavok nastane. Tieto mechanizmy sú trochu zložitejšie, ale môžu pomôcť presunúť daňovú záťaž na neskôr, keď to zákon umožňuje.
- Paušálne výdavky vs. skutočné výdavky (pre SZČO) – Ak ste živnostník, rozhodnite sa, či je pre vás výhodnejšie uplatniť paušálne výdavky alebo viesť evidenciu skutočných nákladov. Paušálne výdavky sú jednoduché – môžete si odpočítať 60 % z príjmov, najviac 20 000 € ročne, plus zaplatené odvody. Ak máte nízke reálne náklady, paušál vám zníži základ dane viac. Príklad: Zarobili ste 25 000 € za rok ako freelance fotograf a na výdavkoch by ste reálne vedeli vykázať len 3 000 €. Paušál 60 % z 25k je 15 000 €, čo je oveľa viac, takže sa vám oplatí. Naopak, ak máte vysoké náklady (materiál, cestovanie, atď.) nad 60 %, choďte do vedenia účtovníctva a uplatnenia skutočných výdavkov. Každoročne si prepočítajte, čo vychádza lepšie, a podľa toho zvoľte metódu.
- Nezdaniteľné časti a daňové úľavy – Nezabudnite využiť všetky nezdaniteľné časti základu dane a daňové bonusy, ak na ne máte nárok:
- Nezdaniteľná časť na daňovníka – Ako fyzická osoba máte nárok na odpočítanie nezdaniteľnej čiastky (ak váš základ dane nie je príliš vysoký). V roku 2025 je to suma približne 4 922,82 € ročne (táto čiastka sa mení podľa priemernej mzdy). Ak ste zamestnaný aj SZČO súčasne, uplatní sa len raz.
- Nezdaniteľná časť na manželku/manžela – Ak váš manželský partner nemal vlastné príjmy alebo mal len nízke, môžete si znížiť základ dane aj o jeho/jej nezdaniteľnú časť (za splnenia podmienok, napr. starostlivosť o dieťa).
- Daňový bonus na dieťa – Ak máte deti, určite uplatnite daňový bonus. Pozor, od 2025 sa pre najvyššie príjmy obmedzil, ale drvivej väčšiny bežných podnikateľov sa to netýka. Bonus na dieťa je pri malých deťoch (do 18 r.) výrazný (v r. 2024 to bolo 50 € mesačne na dieťa nad 6 rokov, 100 € do 6 rokov; v 2025 sa parametre môžu mierne upraviť). Tieto sumy si odpočítate priamo z dane.
- Iné úľavy – Sledujte aj špeciálne odpočty, napríklad na kúpeľnú starostlivosť (50 € ročne), dary na charitu (2 % z dane môžete darovať neziskovke, to nie je odpočet ale poukázanie sumy) či prípadné investičné odpočty. Pre firmy existuje napríklad odpočet nákladov na výskum a vývoj (tzv. superodpočet až 100 % výdavkov na R&D navyše).
- Časovanie príjmov a výdavkov – Ak viete ovplyvniť, kedy zaúčtujete príjem alebo výdavok, môžete tak urobiť s ohľadom na dane:
- Ak ste mali veľmi dobrý rok a očakávate slabší nasledujúci, možno sa oplatí ešte v tomto roku kúpiť niečo väčšie do nákladov (napr. potrebné vybavenie, zásobu materiálu) – znížite si tým zisk v roku, kde by ste inak platili vyššiu daň.
- Naopak, ak bol rok slabší a budúci bude silný, možno odložíte fakturáciu niektorých prác až na január (posuniete zdanenie do ďalšieho roka, keď aj tak budete platiť viac).
- Pozor na hranice: Sledujte obratové hranice kvôli DPH či sadzbám dane. Napríklad ak ste tesne pod 100 000 € obratom, môže dávať zmysel odložiť niektoré príjmy do ďalšieho roka, aby ste neprišli o 15 % sadzbu dane pre SZČO či 10 % pre s.r.o. (ako spomínané vyššie). Samozrejme, všetko musí byť v medziach zákona – posúvanie fakturácie by nemalo byť umelé alebo spätne antidatované.
- Optimalizácia formy podnikania – Zamyslite sa, či je pre vás výhodnejšie podnikať ako živnostník alebo s.r.o.. V roku 2025 sa mierne preklopili výhody v prospech s.r.o. pre tých najmenších – zavedenie 10 % dane pre malé firmy robí s.r.o. atraktívnejšou, najmä ak by ste inak ako živnostník mali platiť 15 % ziskovú daň + vysoké odvody. Na druhej strane s.r.o. znamená administratívu navyše, povinné vedenie podvojného účtovníctva a odvody za konateľa (ak si vypláca odmenu). Príklad na zváženie: Ak máte ročný zisk napr. 20 000 €, ako živnostník z neho zaplatíte 15 % daň (3 000 €) plus odvody (tie vám však zároveň znižujú základ dane). Ako jediný vlastník s.r.o. by firma zisk 20k zdanila 10 % (2 000 €), ale ak chcete peniaze dostať k sebe, zaplatíte ešte daň z dividend 7 % a zdravotné odvody z nich (max. do ~ 3000 € ročne). Každá forma má svoje plusy/mínusy – poraďte sa s účtovníkom, čo vychádza vo vašej situácii lepšie.
Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť
Na záver si povedzme o chybách, ktorým by sa mal každý malý podnikateľ vyvarovať. Poučiť sa z cudzích omylov je lacnejšie, než na vlastnej koži platiť pokuty či nedoplatky. Tu sú typické chyby v oblasti daní a účtovníctva – a rady, ako na ne nenaletieť:
- Zmeškanie dôležitých termínov – Mnoho podnikateľov zabudne včas podať priznanie alebo zaplatiť daň. Najčastejšie termíny:
- 31. marec – lehota na podanie daňového priznania k dani z príjmov za predchádzajúci rok (pre väčšinu SZČO a firiem). Dá sa odložiť o 3 alebo 6 mesiacov, ak podáte oznámenie o odklade do tohto dátumu.
- 25. deň v mesiaci – pravidelné podávanie priznaní k DPH (mesačných alebo štvrťročných) a kontrolných výkazov DPH.
- 31. január – priznanie k dani z nehnuteľností (ak ste v predošlom roku nadobudli/previedli nehnuteľnosť).
- 20. deň v mesiaci – odvody poistného za predchádzajúci mesiac (ak máte zamestnancov, do Sociálnej a zdravotných poisťovní).
- Rada: Vytvorte si daňový kalendár – či už v papierovej podobe, alebo elektronicky (napr. Google Calendar s upomienkami). Poznačte si všetky relevantné termíny na rok dopredu. Daňový úrad toleruje malé omeškanie v podaní (5 pracovných dní bez pokuty), ale nespoliehajte sa na to. Lepšie je podať hoci nekompletné priznanie v termíne, než ho zabudnúť podať vôbec.
- Nesprávne vystavené alebo chýbajúce faktúry – Každý príjem podnikateľa má byť podložený faktúrou alebo pokladničným dokladom. Časté chyby:
- Zabudnutá faktúra: Poskytli ste službu alebo predali tovar, ale opomenuli ste vystaviť faktúru. Okrem toho, že riskujete sankciu za neevidovanie tržby, prichádzate aj o možnosť legálneho príjmu – nemáte to ako vykázať.
- Nesprávne údaje na faktúre: Chýbajúci povinný údaj (IČO, adresa, dátum dodania, opis plnenia atď.) môže spôsobiť, že odberateľovi faktúru vrátia alebo že pri kontrole vám ju vyhodia ako neplatný doklad. Riešením je mať vzorové šablóny faktúr, alebo fakturovať cez systém, ktorý také chyby nedovolí. Tiež si dajte pozor na nové pravidlá – ak fakturujete odberateľovi nad 400 € a on je platiteľ DPH, musíte mu vydať riadnu faktúru (nie len bloček).
- Neskoré odoslanie faktúry: Ak fakturujete neskoro, odďaľujete si príjem a zároveň môžete porušiť zákonnú lehotu na vystavenie daňového dokladu (ktorá je spravidla do 15 dní od dodania tovaru/služby). Zvyknite si vystaviť faktúru ihneď po dodaní – máte to z krku a zákazník skôr zaplatí.
- Zanesenie osobných výdavkov do firemných – Najmä živnostníci majú tendenciu „prepašovať” do účtovníctva aj čisto súkromné výdavky v nádeji, že si znížia daň. Príklad: kúpa televízora pre rodinu “na firmu” s odpočtom DPH, hoci s podnikaním nesúvisí. Takéto praktiky sú rizikové. Daňový úrad pri kontrole ľahko spozoruje, že napr. krajčírstvo asi nepotrebuje hernú konzolu k svojej činnosti. Následkom je domeranie dane, penále a pokuta za neoprávnený odpočet. Rada je jasná: oddeľte si v hlave, čo je firemné a čo súkromné. Ak niečo slúži aj aj (napr. auto, telefón), poraďte sa, aký pomer nákladov si môžete uplatniť. No čisto osobné veci do nákladov nepatria. Ušetríte si veľké problémy.
- Nevyužívanie výhod, na ktoré máte nárok – Opakom predchádzajúceho bodu je, že si neuplatníte to, čo by ste mohli. Časté opomenutia:
- Neuplatnenie cestovných náhrad (SZČO si nevyplatí diéty za služobnú cestu, čím sa zbytočne oberie o náklad).
- Nepožiadanie o vrátanie DPH zo zahraničia – ak cestujete po EÚ, môžete dostať späť DPH z hotelov, registrácií na konferencie atď. Mnohí to nevyužívajú, hoci ide o peniaze naspäť.
- Nečerpanie daňových bonusov – napr. zabudnete uplatniť bonus na dieťa v priznaní, alebo nezaradíte manželku ako nezaopatrenú (ak spĺňa podmienky). Tieto peniaze vám nikto nevráti, ak si o ne sami nepožiadate v priznaní.
- Zbytočné platenie preddavkov – ak viete, že budete mať nižší zisk, než z ktorého vám vyrubili vysoké preddavky na ďalší rok, môžete požiadať daňový úrad o ich zníženie. Mnoho podnikateľov platí vysoké preddavky len zo zotrvačnosti, a potom čaká na preplatok. Radšej si tie peniaze nechajte v cashflow počas roka.
- Podcenenie významu rezerv – Mať finančnú rezervu na dane a odvody je múdre. Chyba je minúť všetko, čo príde, a potom v marci zistiť, že nemáte na zaplatenie dane. Dane za rok 2024 platíte v roku 2025 – myslite na to priebežne. Odkladajte si časť z každej faktúry na samostatný „daňový” podúčet. Keď príde čas platiť daň či DPH, nebudete panikáriť, odkiaľ vziať peniaze. Tiež počítajte s tým, že ak rýchlo rastiete, štvrťročný platca DPH sa môže stať mesačným, alebo vám vyrubia vyššie preddavky – rezerva pokryje tieto výkyvy.
Na záver, zhrňme si hlavnú myšlienku: dobré účtovníctvo a daňové plánovanie nie sú o tom byť “špekulant”, ale o tom byť rozumný hospodár. Štátu zaplaťte to, čo musíte, ale nie viac. Využite všetky možnosti, ktoré vám zákony dávajú, aby ste ušetrili – či už sú to výdavky, úľavy alebo správne načasovanie. Zároveň majte vo veciach poriadok, aby ste sa mohli sústrediť na biznis a nie behať po úradoch s vysvetľovaním nezrovnalostí. Keď si nastavíte systémy a návyky podľa vyššie uvedených rád, účtovníctvo a dane prestanú byť strašiakom. Namiesto toho sa stanú užitočným nástrojom, vďaka ktorému budete mať svoj biznis pevne v rukách a vyhnete sa nepríjemným prekvapeniam. Veľa šťastia v podnikaní v roku 2025!
